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第一章 总则

第二章 检查的频次、内容、程序和方法

第三章 检查结果的报告和处理程序

第四章 内部控制监督检查工作的激励、奖惩机制

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福建省永安林业(集团)股份有限公司内部控制监督检查制度(2013年3月)

A股永安林业0006632013-03-22
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福建省永安林业(集团)股份有限公司

内部控制监督检查制度

  (经 2013 年 3 月 20 日公司第六届董事会第二十二次会议审议通过)

第一章 总则

  第一条 为保证福建省永安林业(集团)股份有限公司(以下简称“公司”)内部控制制度的有效实施,提高公司经营管理水平和风险防范能力,促进公司可持续发展,维护投资者的合法权益,根据《公司法》、《证券法》、《企业内部控制基本规范》等法律、法规和规章以及《深圳证券交易所主板上市公司规范运作指引》的规定,结合公司实际情况,制订本制度。

  第二条 公司应对内部控制的实施情况进行定期和不定期的检

查。董事会和管理层应通过对内部控制实施情况的监督检查,发现内部控制制度是否存在缺陷和实施中是否存在问题,并应督促相关部门、分公司、控股公司及时予以改进,确保内部控制的有效实施。

  第三条 公司董事会负责公司内部控制的监督检查工作并授权董事会审计委员会对内部控制监督检查工作进行指导和协调。

  审计监察室负责内部控制的日常监督检查工作并配备专门的内部控制监督检查人员。审计部门可直接向董事会或董事会审计委员会报告工作。

第二章 检查的频次、内容、程序和方法

第1页(共7页)

第四条 公司审计部门应在每年度结束后四个月内对公司12月

31日的内部控制进行一次专门的监督检查。

公司审计部门还应视情况不定期的对公司的内部控制开展各项

专项检查、抽查等持续监督工作。

第五条 公司审计部门在进行年度内部控制监督检查前,应当制

订年度内部控制监督检查计划提交董事会审计委员会审核,在审核通过后实施。

内部控制监督检查应涵盖经营活动中所有业务环节,包括但不

限于:

(一)销货及收款环节:包括订单处理、、信用管理、运送货物、发票管理、售后管理、林政管理、确认收入及应收账款、收到现款汇票、定期对账及其记录等。

  (二)采购及付款环节:包括采购申请、处理采购单、验收货物、检验报告、填写验收报告或处理退货、记录应付账款、核准付款、支付现款、核对账款及其记录等。

  (三)生产环节:包括拟定生产计划、开出用料清单、储存原材料、计量管理、投入生产、生产外包及结算管理、计算生产成本及分析、质量控制等。

  (四)固定资产管理环节:包括固定资产的自建、购置、划拨、处置、维护、保管、盘点与记录等。

  (五)货币资金管理环节:包括货币资金的入账、划出、记录、报告、出纳人员和财务人员的授权等。

  (六)关联交易环节:包括关联方的界定,关联交易的定价、授权、执行、报告和记录等。

第2页(共7页)

  (七)担保与融资环节:包括借款、担保、承兑、租赁、发行新股、发行债券等的授权、执行与记录等。

  (八)投资环节:包括投资有价证券、股权、不动产、经营性资产、金融衍生品及其他长、短期投资、委托理财、募集资金使用的决策、执行、保管与记录等。

  (九)研发环节:包括基础研究、产品设计、技术开发、产品测试、研发记录及文件保管等。

  (十)人事管理环节:包括雇用、签订聘用合同、培训、请假、加班、离岗、辞退、退休、计时、计算薪金、计算个人所得税及各项代扣款、薪资记录、薪资支付、考勤及考核等。

  除上述列示之外,公司应将收购和出售资产、关联交易、从事金融衍生品交易、向他人提供财务资助、为他人提供担保、募集资金使用、委托理财等重大事项作为内部控制监督检查计划的必备事项。

  检查的内容主要是以上各个业务环节或事项的内部控制制度是否建立健全,是否存在缺陷;内部控制制度是否有效实施,是否出现过重大风险及控制处理的情况。

  第六条 公司审计部门开展内部控制监督检查工作时,可以采取谈话、现场考察、财务审计、文件审核等方式进行。公司各部门、各子公司对内部控制监督检查工作有配合义务,接受检查的部门或子公司的负责人应组织相关人员按内部审计的要求,及时提供检查所需的凭证、报表、文件等相关资料,如实回答检查人员的提问。

第三章 检查结果的报告和处理程序

第3页(共7页)

  第七条 公司审计部门应在每年度内部控制监督检查或每次不定期检查结束后一个月内向董事会审计委员会提交年度或专项内部控制监督检查工作报告并同时通报监事会。

  第八条 内部控制监督检查工作报告应列明检查中发现的内部控制缺陷(包括设计缺陷和运行缺陷),应分析缺陷的性质和产生的原因,提出整改方案;应如实反映内部控制制度不健全、不完善之处以及实施中存在的问题,应提出完善内部控制制度的建议和意见以及应采取的改进措施。

  公司审计部门如果发现公司存在重大异常情况,可能或已经遭受重大损失时,应立即报告董事会审计委员会并同时通报监事会。

  第九条 公司审计部门对于检查中发现的内部控制缺陷及实施中存在的问题,应在向董事会审计委员会报告后进行追踪,以确定相关部门已及时采取适当的改进措施。

  第十条 董事会审计委员会负责审阅公司审计部提交的内部控制监督检查工作报告并根据内部控制监督检查工作报告及相关信息,评价公司内部控制的建立和实施情况,编制内部控制自我评价报告草案,提交公司董事会。

  第十一条 董事会根据审计委员会编制的内部控制自我评价报告草案及相关信息,对内部控制的有效性进行自我评价,形成内部控制自我评价报告。董事会应在审议年度报告等事项的同时,审议公司内部控制自我评价报告并形成决议。同时监事会也应对此报告进行审议。

  第十二条 公司内部控制自我评价报告至少应包括如下内容:

  (一)本公司内部控制的总体目标;

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  (二)本公司内部控制诸要素现状;

  (三)本公司在报告期内,存在的重大缺陷及公司已采取的整改措施(重大缺陷指对企业内部控制目标存在严重负面影响或潜在严重负面影响的内部控制设计或执行缺陷。包括但不限于:企业会计报表及其附注存在重大不真实、不准确或不完整的情况;被有关部门或监管机构处罚;因内控失效而导致的资产发生重大损失;高管舞弊等);截止本报告签署日止,尚未整改完毕的重大缺陷及预计整改完成时间(如董事会未在自我评估中发现相关重大缺陷,则公司应披露“未发现本公司存在内部控制设计或执行方面的重大缺陷”);

  (四)本公司董事会针对本公司内部控制制度是否健全、执行是否有效发表的结论性意见;如有董事对本报告的评估意见无法保证或存在异议的,应当单独陈述理由和发表意见;

  (五)本公司董事会及其全体成员对报告内容的真实性、准确性和完整性的保证;

  (六)本公司应聘请会计师事务所对本公司内部控制进行核实评价。相关的会计师事务所对本公司内部控制进行核实评价,并出具内控审计报告。

第十三条 注册会计师在对公司进行年度审计时,应参照有关主

管部门的规定,就公司内部控制情况出具审计意见。如注册会计师对公司内部控制有效性表示异议的,董事会、监事会应针对该审计意见涉及事项做出专项说明。

专项说明至少应包括以下内容:

  (一)异议事项的基本情况;

  (二)该异议事项的形成的原因及对内部控制有效性的影响;

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(三)公司董事会、监事会对该异议事项的意见;

(四)消除该异议事项及其影响的具体方案和措施。

第十四条 公司审计部门应妥善保管内部控制建立和实施过程中的相关资料,包括内部控制监督检查工作报告、记录和工作底稿,以确保内部控制建立和实施过程的可验证性。以上资料的保存时间不少于十年。

第四章 内部控制监督检查工作的激励、奖惩机制

  第十五条 为调动全体员工参与内部控制活动的积极性,公司鼓励员工以口头或书面方式向公司董事会或公司审计部门反映公司内部控制存在的缺陷及实施中存在的问题并提出改进的建议和措施。对于提出改进建议和措施的员工,公司将视具体情况给与奖励。

  第十六条 公司将把内部控制监督检查中所发现的内部控制缺

陷及实施中存在的问题列为各部门绩效考核的重要项目之一。

  由于相关人员的失职,导致内部控制存在重大缺陷或重大风险,给公司造成严重影响或损失的,由审计部门提出建议报公司董事会,给予相关责任人相应处分。由于审计部门失职,导致内部控制缺陷及实施中存在的问题未被发现或提出,给公司造成严重影响或损失的,由董事会审计委员会提出建议报公司董事会,给予相关责任人相应处分。

第五章附则

第6页(共7页)

  第十七条 本制度未尽事宜,按照国家有关法律法规、规范性文件和公司规章等相关规定执行。

  第十八条 本制度由公司董事会负责解释和修订。

  第十九条 本制度自公司董事会审议通过之日起实施。

福建省永安林业(集团)股份有限公司董事会

2013 年 3 月 20 日

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